機能詳細 · ワークフロー
席を外していても、動きます
深夜でも、会議中でも。メールアプリ Owlu には「メールの要約」「メール作成」といった機能の部品が入っていて、そのうち三つ四つをつなぐと自動化がひとつできあがります。下では四つが動く様子を見てから、それがどう作られたのかまでお見せします。
① メールが来たら開始
見積り依頼が届いたら、
返信の下書きまで書いて止まります。
メール 1 通から始まる、いちばん多い形の自動化です。合図は登録しておいた取引先のアドレス —「見積り」という語でも絞りたいときは、条件・繰り返しの部品をもう一つ挟みます。書くのは自動ですが、送信の手前で止まってあなたを待ちます。
Re: 共同ブランド施策のご提案書
いま使った部品
材料は 19 個で全部です
さきほどの自動化に使った四つも、この箱から取り出したものです。部品ごとに仕事はひとつだけ決まっていて、並べた順にそのまま動きます。
開始5 つのうち 1 つ部品箱にはありません — 自動化を作ると自動で 1 つ付きます
「組織で受信」は登録しておいた取引先の会社からメールが来たとき、「AI受信トレイで受信」は AI が分類した特定の種類のメールが来たときに開始する、という意味です。
読むもの3 個何の話なのかを突き止めます
集めて数えるもの3 個散らばったものをかき集めて数字にまとめます
書くもの4 個返信やレポートを新しく作り出します
受信トレイを片づけるもの1 個アーカイブ・ゴミ箱・迷惑メールへ実際に移します
取っておくもの3 個ファイルは保管し、約束はカレンダーに入れます
人に渡すもの2 個ここで止まって、あなたを呼びます
外へ送り出すもの1 個社外へ実際にメールが出ていくのは、これ一つだけです
流れを決めるもの2 個分かれ道を作るか、ここで終わらせます
多く見えますが、一つの自動化で使うのはたいてい三つ四つです。さきほど作ったものも四つでした。下ではもう 三つ 作ってみます — 始まり方がそれぞれ違います。
グループ分けは見やすいように私たちが決めたもので、部品の名前と色はアプリにあるそのままです。
自分でドラッグしてつないでも、「こういうメールが来たらこうして」と言葉で頼んでもかまいません — 言えば部品を代わりにつないでくれます。
② 予定の前に開始
約束の 10 分前に、
どこまで話したかを渡してくれます。
開始の部品に「10 分前」と入れておくだけです。入る直前に、これまでのやり取りが 1 枚にまとまって通知で届きます。
③ 決まった時刻に開始
深夜 3 時にひとりで動いて、
朝にはもう終わっています。
部品は五つに増えました。集めて・数えて・レポートにして・知らせるところまで一列でつながります。
④ 自分が押したときに開始
よく調べることは、
ボタンにしておきます。
①〜③ はアプリが自動で動きますが、これは自分が押したときだけ動く自動化です。「この取引先とはどこまで話したか」をよく調べるなら、その作業を部品でつないでボタンにしておきましょう。「あの件どうなった？」と聞かれたとき、押せば 1 枚で出てきます。
直近 5 か月、青空パートナーズからのメールはほとんどが契約・日程の案内で、返信は重要な決定の場面でのみ短く交わされました。田中健一マネージャーがやり取りの中心で、後半になるほど受信の比率が高まっています。
作り方
ピンと来ませんか？
難しそうに見えますか？
作り方は二つです
コードはありません。ひと言で頼むか、レゴのようにドラッグしてつなぐか — どちらで作っても、できあがるのは同じ部品の並びです。
どちらでも、できあがるのは同じ一列です
この一列は、アプリに入っている「自動返信」テンプレートそのままです。言葉で作ったものも同じキャンバスに置かれるので、言葉で作って手で直してもかまいません。
アプリに最初から入っているもの
はじめてなら、できているものを有効にするだけ
白紙から始めなくてかまいません。自動化テンプレートが 8 つ入っています。以下の名前・説明・部品の並びは、すべてアプリにあるそのままです。
自動返信メール最初の画面に表示
メールを受信すると、AIが自動で返信を作成して下書きとして保存します。
ニュースレター自動分類メール最初の画面に表示
ニュースレターのメールを自動で分類してアーカイブします。
会議予定の自動登録生産性最初の画面に表示
会議招待メールから予定情報を抽出してカレンダーに自動登録します。
添付ファイル自動保存ファイル最初の画面に表示
特定の送信者の添付ファイルを自動でローカルに保存します。
日報生産性最初の画面に表示
毎日のメール処理状況をレポートとして自動生成します。
ウェブ監視データ最初の画面に表示
ウェブページを定期的にクロールして結果をデータシートに保存します。
条件付き転送メール
メールの内容を分析し、条件に合えば担当者に自動転送します。
メール送信 (大量パーソナライズ)マーケティング
データシートをもとに、パーソナライズした大量メールを送信します。
ここまでがアプリに入っているものです — 名前・説明・部品の並びをアプリからそのまま移しました。説明にある「データシート」は、部品箱のデータベースと同じものです（アプリの文言をそのまま載せているので表記だけ違います）。それから、お気づきかもしれませんが「条件付き転送」と「メール送信」にはユーザー承認がありません — 承認は付け外しできる任意の部品なので、送信の前で止めたければ、その列にユーザー承認を一つ入れれば済みます。このうち6 個は自動化を作る最初の画面にすぐ出てきて、押せば始まります。残りはテンプレート一覧から選びます。 ここから下は会社のものではなく、同じ部品で私たちが組んでみたものです。
ほかに組めるもの
同じ部品から、これだけ出てきます
ここから先はアプリに入っているものではなく、同じ部品で私たちが組んでみたものです。1 行が自動化ひとつ — 右側の色の点がその部品で、気になる行を押すと説明と部品名が開きます。よく見ると部品が一つ二つ違うだけの行がいくつもありますが、それがこの部品の強みです — 一つ入れ替えるだけで、まったく別の自動化になります。
メールが来たら開始16 個メールアドレスで受信 · 組織で受信
見積りの問い合わせが来ると、返信の下書きと打ち合わせの候補時間が一緒に用意されます。送るのは確認してから。
予定の提案 = すでに入っている予定と重ならない時間で · 重なるときは新しい予定を捨てる
AI が分類したら開始3 個AI受信トレイで受信
決まった時刻・予定に合わせて開始6 個予約実行
自分が押したときに開始4 個手動実行
ここにあるのは私たちが組んでみたもので、これで終わりではありません — 部品をつなぎ替えれば、新しい自動化がいくらでも出てきます。行の右にある色の点がその部品で、点線の四角は「返信が来るまで待機」のような待ち・設定の段階です。「二手に分かれる」が付いた行は、一つの自動化が途中で分かれて並んで動くものです — 条件・繰り返しは出口が二つあり、分かれた列をメール作成でもう一度合わせることもできます（アプリの案内文にある方法です）。「要確認」が付いた三つは、動くはずだと考えて組みましたが、値がその部品まで本当に渡るかをアプリで最後まで確かめられなかったものです — 確認でき次第この表示を外します。ほかは、アプリの保存ルール（予定・宛先・添付・文書の前にはメールの要約、メール送信の前にはメール作成・編集）に合わせて組みました。
すでに溜まっている分は
溜まった分は選んで一度に、
これからは自動で。
自動化はこれから届く分を引き受けます。すでに溜まった数千通は画面で選んで片づけますが、どれを選べばいいかはアプリが教えてくれます。
溜まった分は自分で選び、これから来る分は自動化が引き受ける — 役割が違います。